Het maken van een brief wil zeggen dat een standaard brief zal worden afgedrukt om vervolgens via de post verstuurd te kunnen worden.

 

Via Communicatie -> Maken brief start de Wizard maken brief op.

 

Allereerst dient de gewenste relatie geselecteerd te worden.

 

Een van de beschikbare contactpersonen kan worden geselecteerd of 'Geen contactpersoon' indien niet gericht aan een specifiek persoon.
Het standaard postadres is geselecteerd maar er kan een ander adres gebruikt worden.

 

Klik op [Volgende]. Nu verschijnt het adresblok. Dat kan worden aangepast. [Volgende], nu kan de gewenste standaardbrief worden geselecteerd.

 

In het [Volgende] scherm wordt het vinkje 'Archiveren' geplaatst als deze brief in het archief van de relatie moet worden opgeslagen.

 

Het kenmerk is automatisch gevuld en is een combinatie van het briefnummer, een volgnummer en de medewerker die is ingelogd.

 

In het veld 'Opmerking' wordt kort en bondig ingevoerd wat de inhoud van de brief is. Dit is belangrijk omdat hierdoor het zoeken in het archief eenvoudig wordt.

 

Met de button [Brief] wordt de standaard brief geopend en kan die worden bewerkt.

 

Als de brief naar wens is aangepast is het belangrijk dat de button [Terug naar Office Manager] wordt gebruikt zodat de brief op de juiste plek wordt opgeslagen.

 

De laatste stap van de wizard geeft de mogelijkheid om een printer te selecteren en om de brief af te drukken.

Tijdens dit proces zal de brief worden samengevoegd en naar de printer gestuurd worden. Als de brief gearchiveerd is zal die te vinden zijn bij 'Historie/archief relaties'.